Tips Keamanan Dalam Berkirim Infomasi Melalui E-mail

Cek Ulang Alamat, Subjek, dan Isi Pesan

Saat ingin mengirim pesan email, atau ingin membalas setelah mendapat pesan email dari seseorang, bacalah dengan seksama apa isi pesan tersebut. Pahami maksudnya dan jangan sampai salah, baru kemudian mengirim. Ada baiknya jika Anda menunda balasan beberapa jam untuk mail yang masuk, atau mungkin menunda sehari, untuk menemukan jawaban yang paling tepat. Kecuali jika memang harus dibalas saat itu juga.

Banyak terjadi di mana orang tergesa-gesa dalam membaca pesan dan kemudian membalasnya dengan tergesa-gesa pula. Alhasil, mereka menyesal sendiri karena isi balasan yang kurang tepat, salah, atau tidak nyambung dengan maksud pesan si pengirim. Oleh karena itu, pastikan untuk melakukan ricek terhadap isi pesan sebelum mengirim balasan. Harap diingat juga bahwa pesan-pesan yang terkirim ke mailbox kita terkadang hanya bersifat tembusan alias “cc“ (copy-carbon) yang umumnya tidak usah dibalas.

Tuliskan Informasi Kontak Anda

Permudah si penerima untuk mengenal siapa Anda. Cantumkan satu atau beberapa baris singkat tentang informasi kontak Anda di akhir setiap pesan yang Anda kirim. Anda bisa menuliskan informasi kontak ini pada sebuah file khusus, sehingga dapat dengan mudah di-copy-kan ke setiap pesan Anda. Beberapa program mailer bahkan dapat memanggil dan membubuh­kan sendiri file informasi kontak tersebut secara otomatis. Dalam istilah Internet mailing, file informasi kontak ini dikenal dengan file “.sig” atau “signature” yang isinya mungkin identik dengan informasi dalam kartu bisnis Anda.

Buat Signature yang Singkat

Saat kita membubuhkan signature atau informasi kontak, janganlah menuliskannya terlalu panjang. Usahakan 4 baris atau kurang. Tak usah menuliskan hobi, ukuran celana dalam, apalagi nama selingkuhan Anda. Tuliskan sebagai pengenal bagi Anda, jangan berisi informasi yang tak berguna.

Jangan Asal Menuliskan Alamat Kirim

Hati-hatilah saat menuliskan alamat email dalam mengirim pesan. Banyak dijumpai di mana alamat-alamat email mengarah ke sebuah grup/kelompok penerima yang kelihatannya seperti menuju ke seorang penerima. Juga, banyak orang yang iseng membuat akun email pribadi dengan nama-nama orang terkenal, seperti nama artis, pejabat, atau pengusaha. Maka dari itu, pastikan untuk mengenali siapa yang akan Anda tuju dan apakah alamat kirimnya sudah tepat.

Jangan Asal Me-reply

Selalu perhatikan address/alamat “cc“ (copy-carbon) saat ingin me-reply sebuah pesan yang masuk. Jangan me-reply pesan-pesan copy-carbon jika pesan tersebut adalah percakapan dua-arah di antara orang lain. Anda tidak perlu ikut nimbrung jika hanya menerima pesan dengan nama Anda sebagai cc, kecuali jika memang sangat diperlukan.

Bersabarlah, Jangan Mengejar atau Berburuk Sangka

Saat Anda mengirim pesan email dan tidak cepat dibalas oleh lawan komunikasi, tetaplah bersabar untuk beberapa hari. Mungkin ada kendala yang membuat pesan belum dibalas. Mungkin juga reply sudah dikirim tetapi tidak sampai ke mailbox Anda karena adanya masalah teknis jaringan atau mailserver di antara kedua poin.

Umumnya, kebanyakan orang yang menggunakan Internet tidak memiliki waktu untuk menjawab semua pesan dalam satu waktu. Seringkali mereka menunda jawaban karena kesibukan. Apalagi kalau orang dimaksud bergabung dengan mailing list atau Internet group sehingga dapat menerima pesan yang jumlahnya ratusan dalam sehari.

Jika sampai waktu tertentu belum juga dibalas, Anda dapat mengirim ulang pesan disertai catatan pembuka bahwa Anda pernah mengirim mail yang sama beberapa hari yang lalu.

Strategi dalam Mengirim Pesan yang Mendesak

Selalu diingat bahwa orang-orang yang berkomunikasi dengan Anda mungkin jauh dari lokasi Anda, atau bahkan mungkin di belahan dunia yang lain. Jika Anda mengirim pesan/material via email yang bersifat urgent atau mendesak, di mana ingin mendapatkan respon segera, terapkan strategi pengiriman yang tepat.

• Pastikan orang tersebut tidak sedang bepergian, misalnya melan­cong ke kota/negeri lain.
• Pastikan orang tersebut tidak sedang sibuk dengan pekerjaan­nya, mengambil cuti, atau hari libur kerja.
• Pastikan orang tersebut tidak sedang di luar jam online.
• Pastikan orang tersebut tidak sedang memiliki masalah dengan perangkat komputer atau koneksi Internetnya.
• Pastikan Anda memberitahu terlebih dahulu bahwa Anda akan mengirim pesan email pada tanggal dan jam tertentu.

• Jika memungkinkan, beri sinyal atau gunakan telepon untuk memberi tahu bahwa Anda sudah mengirim pesan email penting ke mailbox-nya.
• Bangunkan orang tersebut barangkali sedang tidur (jika dia merupakan orang terdekat dengan Anda).

Batasi Panjang Pesan

Orang-orang biasanya malas membuka pesan email yang panjang atau berukuran besar, malah mungkin menggerutu. Oleh karena itu, jangan sekali-kali mengirim pesan-pesan yang panjang. Jika merasa harus mengirim pesan panjang, pastikan untuk:

• Memeriksa alamat-alamat email yang akan dituju.
• Beritahu melalui Subject email dengan kata-kata seperti: “Pesan Panjang”, atau “Long Message”. Dengan demikian, pembaca dapat memaklumi dan bersedia untuk membacanya.
• Minta maaf pada pesan pembuka bahwa email Anda cukup panjang dan merepotkan.
• Bersahaja dan Jangan Berlebihan dalam Mengungkapkan Emosi

Satu yang harus Anda pahami bahwa penerima email mungkin memiliki kultur dan pribadi yang berbeda dengan Anda sendiri. Mereka bisa memiliki banyak perbedaan budaya, kebiasaan, bahasa, cara humor, dan sebaiknya. Apa yang dianggap “normal” oleh Anda, barangkali dianggap “aneh” oleh mereka, begitu pun sebaliknya. Jadi, berhati-hatilah dalam berkomunikasi, terutama dengan mereka yang berbeda ras/kepercayaan/benua. Pertim­bang­kan hal-hal beri­kut ini:

• Gunakan format penulisan waktu yang umum (berlaku Internasional) saat mencatatkan keterangan tanggal/waktu.
• Gunakan idiom-idiom yang umum dan hindari simbol-simbol lokal/daerah.
• Jangan menyindir.
• Bila Anda ingin mengungkapkan rasa bahagia, sedih, marah, dan sebagainya, ungkapkan seperlunya dan jangan berle­bih­an.
• Gunakan simbol-simbol smiley atau emoticon untuk lebih mengekspresikan komunikasi Anda, seperti:  , :d, dan lain-lain. Tetapi, gunakan emoticon yang umum-umum saja sehingga mudah dipahami oleh penerima.

 Jangan Gunakan Bahasa Slang

Dalam berkomunikasi via email, di mana orang-orang lawan bicara dapat berbeda kultur dan kebiasaan, kita juga hendaknya meng­gunakan bahasa baku/formal, bukan bahasa prokematau slang. Kata “saya” mungkin cukup mudah dimengerti oleh orang Malaysia, tetapi kata “gue” akan membuat mereka mengernyitkan dahi. Jika lawan bicara adalah orang yang satu kultur dengan Anda, hal ini tidak masalah. Jangan pula menggunakan kata-kata singkatan atau akronim yang hanya berlaku secara lokal (di wilayah Anda sendiri).

Hindari SEMUA KAPITAL

Huruf-huruf kapital memang cukup membantu memperjelas atau menekankan apa yang ingin kita sampaikan kepada orang lain. Sayangnya, jika ditulis terus-menerus dan berlebihan, malah bisa sangat mengganggu. Selain itu, penggunaan huruf kapital juga dihubungkan dengan suara keras atau teriak-teriak dalam kehidupan nyata. Jadi, hindari penggunaan huruf kapital secara komplet, kecuali untuk beberapa kata saja.

Hindari Karakter Non-ASCII

Hindari penggunaan karakter-karakter spesial atau yang bukan ASCII dalam pesan-pesan email atau attachment, kecuali jika program mailer Anda mampu meng-encode karakter-karakter tersebut. Jika kita mengirim pesan-pesan yang di-encode, pasti­kan juga penerima di sana dapat men-decode pesan-pesan Anda.

ASCII (American Standard Code for Information Interchange) merupakan standar internasional dalam pengkodean huruf, seperti Hex dan Unicode yang biasa digunakan untuk komunikasi komputer.

Jangan Me-reply dengan Copy Lengkap Pesan Original

Sebuah pesan email hendaknya singkat namun bisa menyam­pai­kan tujuan yang dimaksud. Saat Anda me-reply sebuah pesan, pastikan untuk hanya memasukkan pesan original seperlunya saja. Buang bagian-bagian yang tidak relevan. Pada pesan-pesan reply yang berkelanjutan, adalah ide kurang baik jika Anda mema­sukkan semua pesan secara utuh.

Tulislah Subject yang Menggambarkan Konten Pesan

Menuliskan Subject pesan sangatlah penting. Berguna agar si penerima dapat dengan mudah menangkap inti dari pesan Anda. Tulislah Subject pesan dan jangan mengosongkannya sehingga tampil kata “no subject” di layar Inbox si penerima. Pastikan untuk memilih subject yang relevan dengan isi pesan.

Reply Pesan Sebisa Mungkin

Beberapa pesan email terkadang tidak membutuhkan reply atau hanya sebagai informasi satu arah dari si pengirim. Meskipun begitu, dianjurkan sekali jika Anda me-reply-nya, meski dengan hanya ucapan terimakasih. Ini dapat meyakinkan kepada pengirim bahwa pesannya sudah sampai dan sudah Anda baca.

Pesan yang tidak direspon dapat membuat jera atau malas bagi si pengirim untuk mengirimkan mail-mail berikutnya kepada Anda di lain waktu. Ini berarti juga bahwa Anda sudah kehilangan keperca­yaan dari orang lain. Atau sebaliknya, Anda sudah menganggap orang lain “tidak penting”.

Jika pesan tersebut berhubungan dengan bisnis Anda, order dari pelanggan misalnya, suatu kebodohan jika Anda mengabaikan­nya. Oleh karena itu, pastikan Anda merespon setiap pesan yang masuk. Jika balasannya membutuhkan pertimbangan/pemikiran yang membutuhkan waktu atau tidak bisa saat itu, beri respon singkat bahwa pesan mereka sudah Anda terima dan akan ditindaklanjuti.

Jangan Menunda Reply

Menunda-nunda dalam merespon pesan yang masuk mencer­minkan Anda tidak menghargai waktu, juga tidak menghargai orang lain. Ini karena bisa membuat orang lain terkatung-katung menunggu jawaban atau kepastian Anda.

Terlambatnya reply juga secara alami akan membuat pesan menjadi usang, dan si pengirim boleh jadi menganggap reply Anda sesuatu yang tidak penting lagi.

Jangan Mengirim Email Spam

Spam, layaknya surat berantai, umumnya dibenci masyarakat Internet. Ini karena sangat mengganggu. Spam atau junk mail adalah penyalahgunaan email atau layanan Internet lainnya untuk mengirim berita elektronik ke orang lain yang isinya menampilkan promosi/iklan produk, berita spesifik, atau keperluan lainnya yang diinginkan seseorang. Spam tidak pernah diminta dan mengakibatkan ketidaknyamanan bagi si penerima.

Ingat bahwa tidak semua orang mendapatkan akses Internet dengan mudah. Di antara mereka ada yang membayar mahal berdasarkan menit. Jika Anda dengan sengaja mengirimkan spam ke banyak orang, berarti memaksa orang lain untuk membayar koneksi Internet yang tidak perlu.

Perhitungkan Besar Attachment

Selalu pertimbangkan ukuran email yang akan dikirim. Terlebih jika Anda menaruh material-material (file-file office, Postscript, program-program) ke dalam attachment. Attachment yang besar bukan saja mengganggu orang yang akan kita kirim, melainkan juga berpeluang ditolak oleh program-program mailer di antara kedua poin.

Ada beberapa tip saat kita ingin mengirim file-file besar via Internet:

1. Beritahu sebelumnya kepada si penerima bahwa Anda akan mengirim file besar.
2. Sebutkan ukuran filenya.
3. Scan terlebih dahulu dengan antivirus untuk memastikan bahwa file Anda bebas dari virus.
4. Sebelum di-attach, gunakan tool kompresi file (seperti WinRAR atau WinZip) sehingga ukuran file tidak terlalu besar.
5. Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk memecah/mem­ba­gi file ke beberapa file lebih kecil untuk kemudian dikirim­kan dalam beberapa kali pengiriman.
6. Untuk mengirim file-file yang lebih besar lagi, misalnya di atas 10 MB, sebaiknya gunakan metoda transfer yang lebih reliable, yaitu melalui layanan FTP.